Rolnik ma 10 dni roboczych na zgłoszenie kierownikowi biura powiatowego ARiMR, że w jego gospodarstwie wystąpiły szkody, które uniemożliwiają mu wywiązanie się z zobowiązań wobec Agencji dotyczących dopłat bezpośrednich, a także wsparcia obszarowego wypłacanego w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 - 2013 czyli Programu rolno środowiskowego oraz zalesiania gruntów rolnych i innych niż rolne, jak również wsparcia ONW. Rolnik w tym terminie powinien zgłosić także, że nie może wypełnić obowiązków wynikających z określonych norm i wymogów wzajemnej zgodności. Czas który ma powiadomienie o zaistniałej sytuacji ARiMR liczony jest od dnia w którym poszkodowany może dokonać takiego zgłoszenia. Powiadamiając kierownika o zaistniałej sytuacji rolnik powinien przedstawić dowody potwierdzające wystąpienie strat - np. protokół oszacowania szkód. Jeżeli w ciągu dziesięciu dni rolnik nie powiadomi kierownika biur powiatowego ARiMR o tych zdarzeniach, wtedy musi się liczyć z tym, że nałożone zostaną na niego sankcje za nie wywiązanie się ze zobowiązań wobec ARiMR.

Zdarza się również, że beneficjentów działań inwestycyjnych Sektorowego Programu Operacyjnego "Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich, 2004-2006" czy Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 wdrażanych przez ARiMR, nie wykonali lub nie mogą wykonać co najmniej jednego ze zobowiązań wymienionych w umowie zawartej z Agencją, z powodu wystąpienia siły wyższej lub wyjątkowych okoliczności (np. będących efektem ujemnych skutków przezimowania). Mogą oni zostać całkowicie lub częściowo zwolnieni przez ARiMR z wykonania tego zobowiązania lub też, za zgodą Agencji, mogą zmienić termin jego wykonania jeżeli złożą w odpowiednim terminie w Oddziale Regionalnym ARiMR właściwym ze względu na miejsce realizacji operacji pisemny wniosek zawierający opis sprawy wraz z uzasadnieniem oraz niezbędnymi dokumentami, oczywiście pod warunkiem, że rolnik jest już w ich posiadaniu. Takim dokumentem może być np. protokół z oszacowania powstałych szkód, sporządzony przez komisję powołaną w tym celu przez wojewodę właściwego ze względu na miejsce powstania szkody. Terminy w których należy złożyć dokumenty są następujące:
- w przypadku Beneficjentów SPO "Restrukturyzacja.." - 30 dni roboczych od dnia zaistnienia okoliczności o charakterze siły wyższej lub od dnia, w którym powstała możliwość złożenia takiego wniosku,
- w przypadku Beneficjentów PROW 2007-2013 - 10 dni roboczych od dnia zaistnienia okoliczności o charakterze siły wyższej lub od dnia, w którym powstała możliwość złożenia takiego wniosku.