W świetle przepisów ustawy o funduszu sołeckim nie ma wątpliwości, iż podmiotem upoważnionym do podjęcia decyzji odnośnie przeznaczenia środków z funduszu sołeckiego jest zebranie wiejskie. Jak wskazuje art. 36 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, tworzą je mieszkańcy sołectwa, stale zamieszkujący na jego terenie.

Możliwość zgłaszania konkretnych zadań, na które mogą być przeznaczone środki z funduszu przysługuje sołtysowi, radzie sołeckiej, a także 15 pełnoletnim mieszkańcom sołectwa. Informacje o wysokości środków przysługujących sołectwu przekazuje wójt/burmistrz do dnia 31 lipca. Wniosek sołectwa musi spełniać wymogi wskazane w ustawie o funduszu sołeckim, w przeciwnym razie zostanie odrzucony. Przede wszystkim powinien zawierać opis przedsięwzięć do wykonania w ramach funduszu sołeckiego, będących zadaniami własnymi gminy, zgodnymi ze strategią rozwoju gminy.

Mają one służyć poprawie warunków życia mieszkańców sołectwa. Należy pamiętać o odpowiednim uzasadnienie wyboru danych zadań, a także rzetelnym oszacowaniu kosztów ich realizacji, które nie mogą być wyższe, niż kwota funduszu przypadająca sołectwu w danym roku.

Kolejnym krokiem po przeprowadzeniu zabrania wiejskiego jest złożenie wniosku, który wskazuje przedsięwzięcia, jakie zdaniem mieszkańców sołectwa, należy sfinansować z funduszu. Obowiązek ten ciąży na sołtysie, który przekazuje przedmiotowy wniosek wójtowi/burmistrzowi do dnia 30 września.

Co ważne, jest to termin nieprzekraczalny i nie ma możliwości jego przywrócenia, nawet przez radę gminy. Należy podkreślić, iż wniosek musi być zgodny z ustaleniami poczynionymi przez zebranie wiejskie, a sołtys nie jest uprawniony do wprowadzania jakichkolwiek zmian. Potwierdziła to Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach uchwałą nr 65/2009 z dnia 30 grudnia 2009 roku - „Ustawa o funduszu sołeckim nie daje kompetencji radzie gminy do przywracania terminu do złożenia przez sołtysa wniosku o uzyskanie środków z funduszu sołeckiego. Nie daje też kompetencji sołtysowi do modyfikacji złożonego wniosku".