Beneficjent składa wniosek o udzielenie wsparcia na formularzu dostępnym na stronie internetowej ARR. Wniosek o udzielenie wsparcia składa się wyłącznie na zadanie zamieszczone w planie finansowym funduszu promocji w Centrali ARR w terminie:
- nie później niż na dzień przed rozpoczęciem realizacji zadania - w przypadku zadań innych niż wspierane ze środków UE ,
- od dnia zatwierdzenia przez Komisję Europejską projektów programów informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym lub w krajach trzecich do dnia zakończenia realizacji zadania - w przypadku zadań wspieranych ze środków UE.
Dniem złożenia wniosku o udzielenie wsparcia jest dzień jego wpływu do Centrali ARR.

Przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia beneficjent zainteresowany uzyskaniem dofinansowania zobowiązany jest do zarejestrowania się w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców (CRP) prowadzonym przez ARR.
Prezes ARR udziela wsparcia z funduszy promocji w formie decyzji administracyjnej.
Po zakończeniu realizacji zadania lub jego części beneficjent składa wniosek o płatność.

Propozycje do planów finansowych Funduszy Promocji na kolejny rok kalendarzowy powinny zostać złożone do 31 sierpnia.
Cele, na jakie mogą zostać złożone propozycje zadań, określone są w ustawie z 22 maja 2009 r. o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych (Dz. U. z 2009, Nr 97, poz. 799 z późn. zm.)
Komisje Zarządzające Funduszy Promocji, na podstawie złożonych propozycji zadań oraz w oparciu o zasady gospodarowania Funduszami Promocji, ustalają plan finansowy na dany rok dla każdego funduszu. Plan finansowy zawiera zadania realizowane ze środków Funduszy Promocji.
Wyłącznie zadania ujęte w planie finansowym danego Funduszu mogą być dofinansowane ze środków Funduszy.