Na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin (Dz.U. poz. 455), art. 35, ust. 3 oraz art. 67 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1107/2009 z dnia 21 października 2009 (Dz.U. L 309 z 24.11.2009), profesjonalni użytkownicy środków ochrony roślin prowadzą i przechowują przez co najmniej 3 lata dokumentację dotyczącą ich stosowania, w celu umożliwienia kontroli przez PIORiN.

Do prowadzenia dokumentacji można wykorzystać prezentowaną poniżej tabelę. Zawiera ona takie informacje, jak: nazwa uprawianej rośliny, odmiana, powierzchnia pola, na którym wykonano zabieg, termin jego przeprowadzenia, nazwa środka, zastosowana dawka, przyczyna stosowania środka (jaką chorobę, chwast lub szkodnik zwalczano, progi szkodliwości, rozmiar występowania zwalczanego agrofaga), użyty sprzęt i typ rozpylaczy oraz ilość cieczy użytkowej zastosowaną na hektar itp.

W tabeli mogą znaleźć się dodatkowe informacje o warunkach pogodowych podczas zabiegu oraz godziny (od - do) opryskiwania. Po 3-4 tygodniach od wykonania zabiegu, tabelę należy uzupełnić o informację, czy zabieg był skuteczny i rozwiązał problem agrofagów. Zasadne jest też wpisanie do tabeli numeru faktury zakupionego środka, a odrębnym zagadnieniem jest przechowywanie takiej faktury i informacji o użytym środku (np. nr partii użytego środka itp.).

Te wszystkie informacje mogą być przydatne podczas ewentualnych spraw spornych, np. z producentami środków ochrony roślin. Regularnie prowadzona dokumentacja jest też pomocna w planowaniu następnych zabiegów ochrony i w strategii antyodpornościowej w ochronie roślin z użyciem środków chemicznych. Prowadzenie dokumentacji zabiegów ochrony roślin ma znaczenie w sytuacjach, gdy na polu wystąpiły komplikacje w trakcie wykonywania zabiegu i po zabiegu. Bierze się tutaj pod uwagę ewentualne zatrucia ludzi i pszczół, uszkodzenia roślin na przylegających polach, na których wykonywano zabieg ochrony herbicydami, insektycydami czy fungicydami.

Prowadzenie dokumentacji jest też przydatne w sprawach sądowych, gdy dotyczą one np. odszkodowań z powodu zniszczenia części lub całości roślin na plantacjach, na których (czy obok których) wykonywano zabiegi ochrony roślin, lub zatruć pszczół.