Ustawa o funduszu sołeckim określa, że wniosek o przyznanie środków powinien zawierać wskazanie przedsięwzięć wraz z oszacowaniem kosztów i uzasadnieniem. Wójtowie do końca sierpnia powinni przesłać sołtysom informację o wysokości środków przewidzianych dla danego sołectwa.

Przedsięwzięcie musi zaliczać się do zadań własnych gminy, zgodne z jej strategią rozwoju i wpływać na poprawę warunków życia mieszkańców. Może np. usuwać skutki klęski żywiołowej.

Wójt ma 7 dni na ewentualne odrzucenie wniosku, który nie spełnia ustawowych wymogów. Musi o tym powiadomić sołtysa. Ten ma też 7 dni na podtrzymanie wniosku i skierowanie go za pośrednictwem wójta do rady gminy. Ta rozpatruje wniosek w ciągu 30 dni od otrzymania. Wójt związany jest rozstrzygnięciem rady gminy.