Podstawą jest spełnienie wymogu formalnego, czyli posiadanie dowodu zakupu (faktury, paragonu) oraz etykiet z opakowań. Dane na etykietach i dokumencie zakupu – nazwa gatunku i odmiany, stopień kwalifikacji, numer partii materiału siewnego muszą być identyczne. Bez tych „papierków” wszelkie roszczenia zostaną już na wstępie odrzucone.

Chcąc się lepiej ubezpieczyć i mieć większą pewność uzyskania ewentualnej rekompensaty, trzeba pobrać próbki nasion z zakupionego materiału siewnego. Najlepiej wystąpić w tym celu do oddziału PIORiN o urzędowe pobranie prób przed otwarciem worków. Zapobiegnie to bowiem ewentualnym przyszłym próbom podważenia autentyczności pobranej próbki. Koszt pobrania prób to rząd kilkudziesięciu złotych za jedną. Zabezpieczoną i zapieczętowaną próbkę rolnik przechowuje u siebie i korzysta z niej w razie potrzeby. W przypadku podejrzenia złej jakości materiału siewnego, taka próba może być zbadana laboratoryjnie, a ocenie podlega m.in. zdolność kiełkowania, czyli parametr, który jest ściśle regulowany przez rozporządzenie w sprawie szczególnych wymagań w zakresie wytwarzania i jakości materiału siewnego. Parametr ten z reguły nie wynosi mniej niż 85 proc. w ocenie laboratoryjnej. 

Jeżeli po wschodach jest powód do reklamacji, należy ją złożyć w formie pisemnej (za potwierdzeniem odbioru) do dystrybutora/hodowcy nasion wraz z załącznikami – faktura, etykieta. Przy rozpatrywaniu reklamacji sprzedawca ma prawo dać do oceny PIORIN próbę żelazną z danej partii nasion, którą ma obowiązek przechowywać minimum 1 rok. Próbka pozostająca w rękach rolnika, nabiera w tych warunkach szczególnej wagi. Wyniki jej analizy są niezwykle istotne dla wyniku reklamacji.

Normalną procedurą podczas reklamacji jest ocena roślin na polu. Dotyczy to nie tylko obsady, lecz także pokroju roślin, zabarwienia. Nie ma żadnych przepisów mówiących o tym, że w ocenie nasion na polu w obecności rolnika i hodowcy musi uczestniczyć tzw. gremium niezależne. Rolnicy powinni jednak pamiętać, że mogą w tej kwestii liczyć na pomoc instytucji niezależnych. Jest to niewątpliwie korzystne nie tylko dla nich. Rolnik może udać się do urzędu gminy i zgłosić, że danego dnia odbędzie się u niego ocena polowa w ramach reklamacji materiału siewnego. Jeśli urząd zatrudnia pracownika zajmującego się rolnictwem, najczęściej wysyła właśnie jego. Może to być także pracownik ODR lub inspektor PIORiN.

W sytuacji, gdy w ocenie polowej nie brało udziału gremium niezależne, a sprzedawca nie uznaje reklamacji, rolnik ma prawo zgłosić w lokalnym urzędzie gminy wniosek o powołanie komisji, która dokonuje oceny plantacji. W skład komisji wchodzą: przedstawiciel gminy, inspektor PIORIN, doradca ODR. Orzeczenie komisji jest podstawą do wystąpienia na drogę sądową.